Mendadak Travel Agent, What To Prepare

Entah takdir atau bagaimana, yang jelas nggak pernah terpikirkan gimana rasanya jadi seorang tour leader. Berawal dari tawaran seorang teman untuk arrange perjalanan satu kelompok ibu-ibu PKK yang akhirnya saya setujui,  ternyata jadi seorang tour leader itu kaya senam jantung, deg-degan terus! Apalagi buat first timer, sering banget merapal mantra buat bikin diri sendiri kelihatan tenang padahal aslinya....... XD

Untuk perjalanan yang dimulai dari Jumat malam dan berakhir Minggu siang, pasti ada beberapa persiapan yang harus dilakukan. Berdasarkan pngalaman kemarin, ini hal-hal yang harus disiapkan sebelum berangkat :

Itinerary 

Satu hal yang pasti, sesuaikan dengan klien. bawa rombongan ibu-ibu PKK dan anak muda sudah jelas itinerarynya bakal beda.Nggak mungkin juga rombongan ibu-ibu dibawa naik gunung atau ke tempat wisata yang perlu jalan jauh. Wisata belanja, candi atau pantai bisa menjadi pilihan tujuan untuk rancangan itinerary.  Tantangannya disini adalah membuat rancangan yang alurnya nggak lompat-lompat (searah) dengan tujuan agar memaksimalkan waktu biar nggak habis di jalan plus diskusi tentang destinasi yang disetujui kedua belah pihak. Waini! Trust me, perjalanan bersama ibu-ibu itu sebenernya lumayan "dimudahkan" juga kok untuk masalah itinerary, apalagi kalau ada yang sudah "expert" tentang daerah yang akan dituju ;)

Akomodasi

Standar ibu-ibu apalagi jika ada yang sudah berusia lanjut jelas kenyamanan nomor 1. Jangan mentang-mentang mau minimize budget lantas mau diinapkan di hostel/wisma, kecuali mereka nggak keberatan ya :) Saran sih ya memang harus hotel dengan fasilitas minim ada AC, plus desain tempat yang rapi. Nilai plus kalo bisa ngasih tempat yang strategis seperti di jl. Dagen / Sosrowijayan misalnya. Kalau acara kemarin, penginapannya ada di daerah Pasar Kembang, dengan pertimbangan jarak dekat Malioboro, bis tidak perlu berjibaku dengan macet untuk bisa masuk hotel (pukul 4 sore bis sudah nggak boleh melintasi jl. Malioboro). Hotel semacam ini bisa didapatkan dengan harga berkisar 300-500ribu per malam. 

Transportasi

Itinerary sudah fix, hotel sudah book, saatnya untuk hal penting berikutnya yaitu transportasi. Berhubung Surabaya-Jogja dekat dan group ini termasuk kecil (20 orang), maka kita pilih bis untuk moda transportasi selama perjalanan. Gara-gara arrange trip ini, baru tahu ternyata ada banyaaaaak PO Bis yang tersebar di Surabaya dan sekitarnya sini (padahal awalnya udah ngerasa desperate duluan ga tau mau pesen dimana). Pastikan bis yang mau disewa sudah dilihat sendiri kondisinya seperti apa dan sepakat untuk menggunakan bus yang sama sesuai sama yang dilihat. Jarak antar kursi, AC, entertainment set dan tahun kendaraan ga lebih dari 3 tahun itu syarat mutlak sebelum kita setuju untuk menggunakan armada itu. Walaupun harga agak mahal, trust me budget lain masih bisa dianggarkan daripada nanti harus keluar duit lebih banyak untuk nombokin transport. Bis dengan kapasitas +- 20 orang bisa menyiapkan budget minimal 4,5-5 juta (belum termasuk tips supir)

Makan

Jika 3 hal diatas budgetnya tidak boleh diturunkan standarnya, berbeda dengan makanan. Paket-paket prasmanan maupun nasi kotak saat ini persaingan harganya ketat, namun harga murah bukan berarti menu yang ditawarkan murahan. Pada trip ini, ada jatah 5 kali makan (sarapan sampai makan siang hari terakhir). Bisa dikombinasikan makan prasmanan atau kotakan sesuai budgetnya, jangan melulu kotakan tapi ya. Pastikan ada minimal 1 kali makan di tempat yang layak untuk berkumpul dan bercengkrama setelah makan.

Jangan lupakan sopir dan kernet waktu memperhitungkan porsi ya. Makan malam waktu berangkat bisa diganti dengan roti kotak dan air mineral kemasan. Jangan khawatir tapi untuk masalah sopir dan kernet, ada hal yang baru tahu juga kemarin. Ternyata di tiap rumah makan/pusat oleh2/hotel biasanya sopir, kernet dan TL (tour leader, bukan timeline!) ada tempat khusus yang disediakan dan gratis! Sangat-sangat bisa menghemat budget. 

Budget

Ngomongin masalah budget, sebisa mungkin buat batas atas batas bawah untuk fee yang akan diterima nanti. Lebih bagus lagi kalau bisa bikin pos dana darurat dan fee yang fixed, jadi kalau ada hal di luar rencana nggak akan mengganggu fee. 

Networking

Selama berhenti di tempat wisata/rumah makan/tempat oleh2 pastikan menyimpan semua kartu nama dari tempat-tempat tadi untuk kerjasama di masa mendatang. Ada gunanya juga lho, misal kita kesana lagi bawa rombongan biasanya dapat potongan gratis atau ada bingkisan untuk TL dan sopir+kernetnya. Satu lagi sih, karena untuk trip ini dapet bis yang sucks dan ga memuaskan, akhirnya selalu mencatat nomer telepon bis-bis wisata yang kelihatan bagus untuk database. Harus jeli! Siapa tahu ada kesempatan lagi berikutnya :D

Terlepas dari segala keribetan dan beberapa kejadian kurang mengenakkan saat perjalanan berlangsung kemarin, overall saya merasa lega. Dan sedikit trauma untuk mengulang menjadi TL dalam waktu dekat :)) Semoga berguna untuk siapapun yang akan arrange perjalanan nantinya :D